כידוע, בשלוחת השארת הודעות למערכת ניתן להגדיר גם את נושא האימייל (ההגדרה config.email_subject - נושא האימייל) שנשלח אחרי השארת הודעה (אם הגדירו זאת באמצעות ההגדרה (config.email - אימייל, או בהגדרת הכלליות באמצעות ההגדרה gconfig.vm_email - כתובת אימייל ברירת מחדל לתא קולי).

ניתן להגדיר בנושא האימייל כל מה שאתם רוצים, לדוגמא הודעה שהושארה משלוחה 5.

אבל זה יכול להיות הרבה יותר מזה, ניתן להכליל בו משתנים שיתנו לכם יותר מידע על ההודעה.

המשתנים הזמינים לעת עתה הם:

 [Hotline]  - מספר המערכת

[Box] - השלוחה ממנה הוקלטה ההודעה (גם אם הגדירו שההקלטה תישמר בשלוחה אחרת)

[Caller Id Number] - מספר המתקשר

[Caller Id Name] - שם המתקשר (אם הטלפון של המתקשר לא שלח את השם, אזי יוכנס מספר הטלפון שלו במקום השם)

[Current Time] - תאריך ושעת ההקלטה לפי שעון השרת (ניו יורק), בפורמט yyyy-mm-dd hh-mm-ss

[Date Time] - תאריך ושעת ההקלטה לפי שעון השרת (ניו יורק), בפורמט yyyy-mm-dd hh:mm:ss

[Date] - ,תאריך ההקלטה לפי שעון השרת (ניו יורק), בפורמט yyyy-mm-dd

[Time] - שעת ההקלטה לפי שעון השרת (ניו יורק), בפורמט hh:mm:ss A (האות A מסמן שהשעה היא בפורמט של 12 שעות, וכולל את הציון "PM" או "AM", לפי הענין)

לדוגמא, אם אני רוצה לדעת את מספר המתקשר, את מספר המערכת ואת השלוחה, וכן את התאריך והשעה שבה הוקלטה ההודעה, אני יכול להגדיר בנושא האימייל כך: 

הודעה מ [Caller Id Name], ההודעה הושארה במערכת מספר [Hotline] בשלוחה [Box], בשעה [Date Time].